rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Ole ihmisiksi Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 07.01.2023. Viimeisin muutos 07.01.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Ole ihmisiksi Oy

y-tunnus: 3318995-4

c/o Karjalainen Lämsänjärventie 6, 90230 OULU

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Toimitusjohtaja Henrietta Karjalainen

henrietta@oleihmisiksi.fi

050 433 9497

3. Rekisterin nimi

Ole ihmisiksi Oy:n asiakas-, markkinointi- ja sidosryhmärekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on uusasiakashankinta, asiakassuhteiden rakentaminen, yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen hallinta, asiakassuhteen ylläpito ja asiakassuhteen kehittäminen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on myös markkinointi, suoramarkkinointi ja kohdistettu markkinointi uusasiakashankinnassa sekä olemassa oleville ja/tai entisille asiakkaille. Henkilötietojen käsittely koskee myös sidosryhmäyhteistyön ylläpitoa. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaista, uusasiakashankinnan potentiaalisista asiakkaista sekä sidosryhmäläisistä Ole ihmisiksi Oy:n rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön etu- ja sukunimi, asema / titteli, yritys / organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, asiakkaan / potentiaalisen asiakkaan / sidosryhmäläisen Ole ihmisiksi Oy:lle itse antamat muut tiedot ja palaute, henkilöistä / yrityksistä / organisaatioista julkisesti saatavilla olevat tiedot, muut asiakas-/yhteistyösuhteeseen ja tilattuihin palveluihin sekä uusasiakashankintaan liittyvät tiedot mukaan lukien palvelun, yhteistyön, myynnin ja markkinoinnin tapahtumien kirjaukset sekä näitä tapahtumia ja niihin liittyviä tietojen käsittelyjä koskevat päivämäärätiedot. Rekisterin tietoja säilytetään uusasiakashankinnan ja asiakkuuden / sidosryhmäläisyyden ajan sekä asiakkuuden / yhteistyön jälkiseurannan tarkoituksiin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, myyntitapaamisista / asiakastapaamisista / sidosryhmätapaamisista / markkinointitilaisuuksista ja muista tilanteista, joissa tietoja voidaan saada. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, sosiaalisesta mediasta, hakemistopalveluista, muilta organisaatioilta ja sidosryhmäläisiltä / yhteistyökumppaneilta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa Ole ihmisiksi Oy:n liiketoiminnan kehittämiseen / analytiikkaan / taloushallintoon / laskutukseen liittyvissä asioissa kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se teknisen tietojen käsittelyn kannalta ole tarpeellista.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisterissä olevalla henkilöllä on myös oikeus kieltää häntä koskevien tietojen esiintyminen rekisterissä eli pyytää tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää markkinointi ja myynti. Kaikkiin edellä mainittuihin liittyen pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön asiallisessa ajassa.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön asiallisessa ajassa.